Короткий ответ
Could you send the invoice by Thursday? We need it to complete the payment.
В этом примере вы ждёте счёт от поставщика. Вопрос Could you send the invoice by Thursday? сообщает, какой документ нужен и к какому дню. Следующее предложение объясняет, почему вы его ждёте: без счёта нельзя завершить оплату.
- Кому
- Знакомому поставщику
- Задача
- Получить счёт к четвергу
- Канал
- Электронное письмо
Письмо целиком
Hello Alex,
Could you send the invoice for our recent order by Thursday? We need it to complete the payment.
If that timing is difficult, please let me know when you can send it.
Thank you,
Sam
В своей версии добавьте номер заказа и точную дату, если они нужны адресату.
- Could you send…?
Обычная вежливая просьба: «Не могли бы вы прислать…?» Для письма знакомому поставщику такой формы достаточно.
- by Thursday
«К четвергу», то есть не позднее четверга. Если счёт нужен к определённому часу, укажите время и часовой пояс. При необходимости добавьте число и месяц.
- We need it to…
«Он нужен нам, чтобы…» Здесь вы объясняете, зачем нужен счёт. Если для вас важна конкретная дата платежа, её тоже можно назвать.
- If that timing is difficult…
Предлагает сообщить, когда счёт будет готов, если к четвергу не получится. Добавляйте эту фразу, если можете обсуждать другую дату.
Если задача немного другая
Could you send copies of the invoices for our September orders?
По месяцу или номерам заказов поставщик сможет найти нужные счета. Подставьте данные своих заказов.
I’ve attached the invoice for your review.
«Прикрепляю счёт для проверки». I’ve attached — привычный способ сообщить о вложении. Более формальное herewith здесь не требуется.
Could you send the invoice by 3 p.m. London time on Thursday, 22 October?
«До 15:00 по Лондону в четверг, 22 октября». Такая запись пригодится, если вы и получатель работаете в разных часовых поясах. Замените дату и время на свои.
Получили — ещё не одобрили
Если документы пришли, но вы их ещё не проверили, подтвердите получение. Слово approval означает одобрение — его стоит использовать после согласования содержания.
We confirm receipt of the documents and will review them.
«Подтверждаем получение документов и проверим их». О согласовании содержания здесь не сказано.
Please confirm that you’ve received the documents.
«Пожалуйста, подтвердите, что получили документы». Вы просите сообщить, дошли ли файлы. Проверить или согласовать их эта фраза не просит.
Вопросы о формулировках
Hello, Hi или Dear?
В примере мы используем Hello Alex. В знакомой команде часто подходит и Hi Alex; Dear Alex звучит формальнее. Посмотрите, как к вам обращается собеседник и какой стиль принят в компании. Для первого письма полезно учесть и характер запроса: дружеское знакомство и официальная претензия требуют разного тона.
Можно ли написать kindly?
Да, kindly используют в деловых просьбах. В одном рабочем окружении оно привычно, в другом может звучать настойчиво. По нему одному нельзя понять, раздражён ли человек. Если сомневаетесь, как сформулировать свой запрос, используйте Could you send…?, как в письме выше.
ASAP всегда звучит грубо?
Нет, это зависит от ситуации и привычек команды. ASAP означает «как можно скорее», но для вас это может быть сегодня, а для поставщика — в начале следующей недели. Если счёт нужен к четвергу, напишите by Thursday.
Стоит ли добавлять already в I’ve already sent it?
Already означает «уже». В ответ на повторную просьбу I’ve already sent it может звучать как напоминание: «Я ведь уже отправил». Это не всегда упрёк — многое зависит от переписки. Если хотите помочь найти счёт, укажите дату и приложите его ещё раз: I sent the invoice on Tuesday. I’ve attached it again here.
Проверьте смысл
Документы пришли. Проверка завтра.
Как подтвердить получение, не обещая одобрение?
Посмотреть разбор
В первом ответе вы подтверждаете получение и обещаете проверить документы. Во втором approve означает, что вы их уже одобрили, хотя проверка только завтра.