С кем вы говорите и что произошло
С коллегой, с которым вы общаетесь каждый день, можно говорить коротко и дружелюбно. При первом обращении к клиенту обычно приходится подробнее объяснять, кто вы и зачем пишете. При этом вежливо можно попросить и простыми словами: Could you send me the file?
- Кому
- Коллеге или клиенту
- Задача
- Выбрать подходящий тон
- Канал
- Письмо или разговор
Thanks for checking that.
No worries.
«Спасибо, что проверили». — «Не за что». Если в команде принято неформальное общение, такого ответа достаточно.
Thank you for letting us know. I’ll check what happened and get back to you.
Вы благодарите клиента за сообщение и обещаете выяснить, что случилось. Одно No worries может прозвучать так, будто проблема несущественна. Если вы уже знаете, что ошиблась ваша сторона, стоит также извиниться за ошибку.
Как понимать kindly
Kindly confirm receipt of the documents.
Отправитель просит подтвердить получение документов. Kindly здесь можно перевести как «пожалуйста». Означает ли оно, что человек раздражён? По этой фразе такой вывод сделать нельзя.
В одних компаниях и вариантах английского kindly привычно для деловых просьб. В другом окружении оно может звучать излишне официально или настойчиво. Чтобы понять тон, посмотрите на письмо целиком и предыдущую переписку: напоминает ли человек о пропущенном сроке или просто просит сообщить о получении?
Если вы пишете сами
Если хотите попросить о подтверждении, можно написать: Please confirm that you’ve received the documents — «Пожалуйста, подтвердите, что получили документы». Заменять привычное для вашей компании kindly только из-за общего совета необязательно.
Вежливая просьба может быть точной
Could you send the invoice by Thursday? We need it to complete the payment.
Could you…? смягчает просьбу, а by Thursday указывает срок. Адресату понятно, что вы ждёте счёт к четвергу. Такая фраза не становится неуверенной из-за could: важны смысл всего письма и то, насколько ясно вы выразили просьбу.
Частые вопросы о тоне
Hi — всегда слишком неформально?
Нет. Hi широко встречается в рабочей переписке, хотя ожидания получателей различаются. Посмотрите, как человек обращается к вам. Если пишете впервые, учтите характер письма и стиль организации; одной страны получателя для выбора недостаточно.
No worries — непрофессионально?
В ответ на благодарность коллеги No worries может звучать совершенно естественно. Но клиенту, который сообщает о серьёзной проблеме, нужен ответ по существу: что вы проверите или как собираетесь помочь. Пример выше показывает такую реплику.
Already — это упрёк?
Already означает «уже». В ответе I’ve already sent it может слышаться напоминание о том, что вы просите повторно. Но человек мог просто сообщить, что файл отправлен. Прочитайте весь ответ, прежде чем решать, каким тоном он написан.
Проверьте свой вывод
В письме встречается kindly.
Вы не видели предыдущей переписки. Можно ли уверенно сказать, что отправитель раздражён?
Посмотреть разбор
Правильный вывод — первый. Kindly может быть привычным для отправителя способом попросить о чём-то. Чтобы судить о раздражении, нужно знать больше, чем одно слово.