Письмо целиком
Anna отправляет коллеге Alex повестку встречи. Она просит проверить, сколько времени отведено на каждый вопрос, и прислать правки до 15:00 в среду.
Hi Alex,
I’ve attached the agenda for Thursday’s meeting.
Could you check the timings and send me any changes by 3 p.m. on Wednesday?
Thanks,
Anna
Project coordinator
В теме названы встреча и документ. После обращения Anna сообщает о вложении, просит проверить его и указывает срок. В конце стоят благодарность, имя и должность.
- Тема письма
О чём сообщение.
- Обращение
К кому вы обращаетесь.
- Вступление и цель письма
Напомнить о контексте, если нужно, и перейти к сообщению.
- Основная часть
Что адресату нужно знать.
- Просьба и срок
Какого действия или ответа вы ждёте.
- Завершение
Как закончить сообщение.
- Подпись
Кто отправитель.
Эти семь элементов не требуют семи отдельных абзацев. Вступление можно пропустить, а цель и просьбу выразить одним предложением: Could you send the invoice by Thursday?
Из чего состоит деловое письмо
1. Тема письма — Subject
По теме должно быть понятно, к какому вопросу относится письмо. Добавьте номер заказа, название документа или дату встречи, если это поможет адресату сразу понять, о чем речь.
Invoice for order 1842
Видно, какой документ и какой заказ обсуждаются.
Thursday’s meeting — agenda for review
For review показывает, что повестку прислали на проверку.
По теме Question или Important трудно понять, о чём письмо, и найти его позже. Отвечая на тот же вопрос, обычно удобно сохранить цепочку. Для нового вопроса лучше начать отдельную переписку с другой темой.
2. Обращение — Greeting
Hi Alex, и Hello Alex, встречаются в обычной рабочей переписке. Dear Ms Taylor, подойдёт для более формального обращения. Dear здесь — обычная форма письменного обращения; переводить её как личное «дорогой» не нужно.
Если переписка уже началась, посмотрите, как обращается к вам собеседник и какой стиль принят в компании. При первом контакте учтите, кому вы пишете и с каким вопросом. Если пишете отделу и не знаете имени получателя, можно назвать команду: Dear Customer Service Team,
После обращения начните текст с новой строки. Завершающая запятая, как в Hi Alex, — обычный вариант оформления письма.
3. Вступление и цель письма
Если письмо продолжает разговор или переписку, можно сначала напомнить о них. Это поможет получателю вспомнить, что вы обсуждали. Когда всё и так понятно, сразу переходите к сообщению или просьбе.
When we spoke on Tuesday, you mentioned a possible delay.
«Когда мы говорили во вторник, вы упомянули возможную задержку». После этого можно спросить о новых сроках.
As agreed, I’ve attached the revised proposal.
«Как договорились, прикрепляю обновлённое предложение». Так можно начать письмо с файлом, который вы обещали прислать.
Thanks for explaining the issue with the delivery.
«Спасибо, что пояснили проблему с доставкой». Дальше можно ответить на вопрос или предложить решение.
I hope you had a good weekend.
«Надеюсь, вы хорошо провели выходные». Подойдёт, если вы обычно обмениваетесь такими репликами. В каждом письме спрашивать о выходных необязательно.
После вступления переходите к цели письма: например, Do you have an updated delivery date? — «Есть ли новая дата поставки?» Если вы сразу пишете I’ve attached the updated agenda или Could you send the invoice by Thursday?, отдельное вступление можно опустить.
I’m writing to… тоже помогает назвать цель: I’m writing to ask about the delivery date. Если первая фраза уже объясняет, зачем вы пишете, повторять это с помощью I’m writing to… не нужно.
Обязательно ли писать I hope this email finds you well?
Нет. Можно начать с цели письма сразу после обращения. Если вы хотите начать с личного приветствия, оно должно звучать уместно в вашей переписке. Например, после выходных коллеге можно написать I hope you had a good weekend.
4. Основная часть: сведения и пояснения
Добавьте информацию, без которой получателю будет трудно ответить: о каком заказе идёт речь, какой файл обновлён, что изменилось после встречи. Если вопросов несколько, перечислите их по пунктам.
Начинайте новый абзац, когда переходите к другому вопросу. Одно предложение о вложении и отдельная просьба о проверке, как в письме Anna, тоже могут быть двумя абзацами. Фиксированного количества предложений нет.
Если вы прикрепили документ, назовите его и поясните, что с ним сделать: прочитать, проверить цифры, подписать или сохранить для справки. Перед отправкой проверьте, что файл действительно прикреплён.
5. Просьба, ответ и срок
Укажите, чего ждёте от адресата. «Посмотрите документ» и «проверьте суммы на второй странице» могут требовать разной работы. Если нужен ответ к определённому времени, напишите это в самой просьбе.
Could you check the figures on the second page?
Вы уточняете, что именно нужно проверить.
Could you send me your comments by 3 p.m. on Wednesday?
By обозначает срок, к которому нужно выполнить действие.
Для этих просьб подходит Could you…? — «Не могли бы вы…?» После него сразу назовите нужное действие: check the figures, send me your comments. Если со сроком возможна путаница, добавьте число, месяц и часовой пояс.
6. Завершение — Closing
В рабочем письме можно закончить словами Thanks, Best regards или Kind regards, затем написать имя с новой строки. Выбор зависит от отношений с получателем и стиля переписки.
Перед подписью можно предложить помощь: If you have any questions about the figures, please let me know — «Если возникнут вопросы по цифрам, напишите». Если добавить нечего, достаточно Thanks или Best regards и имени.
7. Подпись — Signature
В переписке со знакомым коллегой может быть достаточно имени. При первом обращении полное имя, должность и компания помогут понять, кто вы и почему пишете. Используйте принятую в компании подпись, если она есть.
В нашем примере Anna подписалась как Project coordinator. По должности получатель может понять её роль в проекте.
Когда достаточно короткого ответа
Если Alex только что получил приглашение и ничего не хочет менять, он может ответить одной строкой:
The time works for me. No changes from me.
Время подходит. С моей стороны правок нет.
В быстрой переписке со знакомым человеком обращение и подпись иногда опускают. В первом письме или после долгого перерыва обычно стоит поздороваться и напомнить, почему вы пишете. Посмотрите и на стиль самого собеседника.
Если в переписке обсуждаются два документа, назовите тот, который проверили. По одному It looks good собеседник может не понять, что именно вы одобрили.
Письма по рабочим ситуациям
- Запросить информацию, документ или счёт
- Отправить файл и подтвердить получение
- Ответить на вопросы и уточнить детали
- Напомнить о просьбе или сроке
- Назначить, перенести или отменить встречу
- Сообщить о задержке или ошибке
- Отказать или предложить другой вариант
- Подтвердить договорённости после встречи
Запросить информацию, документ или счёт
Поставщик подтвердил заказ, но счёт ещё не пришёл. Чтобы оплатить его на этой неделе, вы просите прислать документ к четвергу.
Hi Alex,
Could you send the invoice for order 1842 by Thursday? We need it to process the payment this week.
Please let me know if you need any details from us.
Best regards,
Anna
I’ve attached the invoice for order 1842. Let me know if you need anything else.
По номеру заказа поставщик найдёт нужный счёт. Could you send…? — «Не могли бы вы прислать…?», by Thursday — «к четвергу». В последнем предложении вы предлагаете прислать дополнительные сведения, например реквизиты для счёта.
Попробуйте изменить письмо
Счёт нужен к 14:00 по Лондону в четверг. Как уточнить просьбу?
Посмотреть разбор
Could you send the invoice by 2 p.m. London time on Thursday?
Теперь поставщик знает, что счёт нужен до 14:00 по Лондону. Если неясно, о каком четверге речь, добавьте число и месяц.
Отправить файл и подтвердить получение
Вы отправляете обновлённый бюджет. Просите проверить его до пятницы. Получение файла ещё не означает, что коллега согласовал суммы.
Hi Alex,
I’ve attached the updated budget. The revised figures are on the second sheet.
Could you review it and send me any comments by Friday?
Best regards,
Anna
Thanks, I’ve received it. I’ll review the figures tomorrow.
I’ve attached… — «Прикрепляю…». Слова for review в теме означают, что вы прислали бюджет на проверку. Коллега отвечает, что файл получил (I’ve received it), и обещает проверить цифры завтра (I’ll review the figures tomorrow).
Попробуйте изменить письмо
Бюджет пришёл, но вы его ещё не проверяли. Можно ли ответить The budget is approved?
Посмотреть разбор
Нет. Так вы сообщите, что бюджет уже согласован. Подойдёт: Thanks, I’ve received it. I’ll review it tomorrow.
Received означает «получен», approved — «согласован». Пока вы только получили файл.
Ответить на вопросы и уточнить детали
Коллега спросил о сроке и попросил прислать final version. Вы можете прислать материал в четверг, но не знаете, что нужно: слайды или полный отчёт.
Hi Alex,
Thursday works for me.
By ‘the final version’, do you mean the slides or the full report? I can send the slides today; the report will be ready tomorrow.
Best regards,
Anna
The slides, please. We’ll discuss the full report next week.
Thursday works for me означает «Четверг мне подходит». Затем вы уточняете, какой файл нужен, и сообщаете, когда сможете его прислать. Коллеге достаточно ответить: слайды или отчёт.
Попробуйте изменить письмо
Письмо содержит три независимых вопроса. Как помочь адресату найти ваши ответы?
Посмотреть разбор
Ответьте по пунктам, сохранив порядок вопросов. Если цитируете вопросы, отделите от них свои ответы.
Получателю будет легче сопоставить вопросы с ответами и заметить, если что-то осталось без ответа.
Напомнить о просьбе или сроке
Вы ждёте отчёт к пятнице. В четверг уточняете, успеет ли коллега его прислать.
Hi Alex,
I’m following up on the sales report. Could you send it by Friday, as agreed?
If there’s a delay, please let me know when it will be ready.
Best regards,
Anna
Yes, I’ll send it by noon on Friday.
I’m following up on… напоминает о предыдущей просьбе. As agreed означает «как договорились»: добавляйте эти слова, только если срок уже согласовали. В последнем предложении вы просите предупредить о задержке и назвать новую дату.
Попробуйте изменить письмо
Пятница прошла, отчёта нет. Как спросить о нём в понедельник?
Посмотреть разбор
The sales report was due on Friday. Could you let me know when you can send it?
Was due on Friday означает «нужно было прислать в пятницу». Дальше вы спрашиваете, когда коллега сможет отправить отчёт.
Назначить, перенести или отменить встречу
Вы не сможете участвовать во встрече в четверг в 10:00 и предлагаете перенести её на пятницу. Время указываете по Лондону.
Hi Alex,
I’m sorry, but I won’t be able to join our meeting at 10 a.m. London time on Thursday.
Would Friday at 11 a.m. London time work for you? I can also make 2 p.m.
Best regards,
Anna
Friday at 11 a.m. works for me. Please send an updated invitation.
Вы сообщаете, что не сможете прийти на встречу в четверг, и предлагаете пятницу в 11:00 или 14:00. Would Friday… work for you? — «Вам подойдёт пятница…?» Если встречу нужно отменить, напишите I need to cancel our meeting. О новой дате стоит говорить, только если вы собираетесь её назначить.
Попробуйте изменить письмо
Вы можете участвовать во встрече только с 14:00 до 15:00 по Лондону. Как обозначить и начало, и конец?
Посмотреть разбор
Would a meeting from 2 to 3 p.m. London time work for you? I’ll need to leave at 3.
From 2 to 3 p.m. задаёт час для встречи. I’ll need to leave at 3 предупреждает, что задержаться после 15:00 вы не сможете.
Сообщить о задержке или ошибке
Вы обещали отправить смету сегодня, но не успеваете проверить цены поставщиков. Вы можете закончить её завтра к полудню.
Hi Alex,
I’m sorry, but I won’t be able to send the estimate today. I’m still checking the supplier prices.
I can send the completed estimate by noon tomorrow. Would that still work for your review?
Best regards,
Anna
Tomorrow at noon is fine. Please let me know if that changes.
Вы извиняетесь, потому что обещали отправить смету сегодня. Затем объясняете задержку и называете новый срок — завтра к полудню. Вопрос Would that still work for your review? позволяет уточнить, успеет ли адресат проверить смету. Если дату готовности вы ещё не знаете, пообещайте сообщить новости к определённому времени.
Попробуйте изменить письмо
Вы ещё не знаете, когда будет готова смета. Как обещать только то, что можете выполнить?
Посмотреть разбор
I’m checking the remaining prices and will update you by 3 p.m. tomorrow.
Will update you by 3 p.m. означает, что завтра до 15:00 вы сообщите, как продвигается работа. Готовую смету к этому времени вы не обещаете. Важно действительно написать в указанный срок.
Отказать или предложить другой вариант
Клиент предлагает созвониться сегодня, но вы заняты. Вы можете начать разбирать его вопросы по почте.
Hi Alex,
Thanks for suggesting a call. I’m not available today, but I can go through your questions by email.
Could you send me the points you’d like to discuss?
Best regards,
Anna
Of course. I’d like to clarify the delivery dates and the support included in the price.
I’m not available today означает, что сегодня вы заняты. Go through your questions by email — «разобрать ваши вопросы по почте». Если вопрос всё же требует звонка, предложите день, когда сможете участвовать.
Попробуйте изменить письмо
Звонки разрешены, но сегодня вы предпочитаете ответить письменно. Подойдёт ли Company policy doesn’t allow calls?
Посмотреть разбор
Нет: это ссылка на запрет, которого нет. Можно написать: I’d prefer to go through the details by email today.
I’d prefer to… означает «Я бы предпочёл…». Так вы объясняете свой выбор без ссылки на несуществующий запрет.
Подтвердить договорённости после встречи
На встрече решили, что вы обновите цены к четвергу, а Alex проверит сроки поставки к пятнице. После встречи вы фиксируете это в письме.
Hi Alex,
Thanks for the meeting today. Here’s what we agreed:
I’ll send the updated prices by Thursday. You’ll confirm the delivery dates by Friday.
Please let me know if I’ve missed anything.
Best regards,
Anna
That matches my notes. I’ll confirm the delivery dates by Friday.
По письму видно, кто и к какому дню обновит цены и проверит поставку. Please let me know if I’ve missed anything означает «Дайте знать, если я что-то упустила». Вводное Here’s what we agreed подходит для уже принятых решений. Если вы только предлагаете срок, его ещё нужно согласовать.
Попробуйте изменить письмо
Вы только предлагаете отправить цены к четвергу. Как заменить I’ll send the updated prices by Thursday, чтобы спросить о сроке?
Посмотреть разбор
Would Thursday work for the updated prices?
«Вам подойдёт четверг для обновлённых цен?» В такой форме вы спрашиваете, подходит ли дата, прежде чем обещать прислать файл к этому дню.
Проверьте себя
Чего не хватает в просьбе?
Вы ждёте замечаний по бюджету до пятницы. В письме написано:
Hi Alex, I’ve attached the updated budget. Please take a look. Thanks, Anna.
Посмотреть разбор
Получатель не знает, что вы ждёте именно замечаний и что они нужны к пятнице. Просьбу можно уточнить: Could you review it and send me any comments by Friday?
В тесте есть вопросы о сроке, получении документов и уточнениях на звонке. После каждого ответа вы увидите объяснение.
Пройти тест по деловому английскомуО структуре и оформлении писем: UNC Writing Center, Purdue OWL, British Council — организация текста и начало и завершение письма.